Gestion du capital documentaire de l'entreprise

L’offre DOCEXCHANGE SOLUTIONS

Le Monde professionnel a bien compris l’opportunité que représentait la puissance des réseaux alliée aux technologies numériques à des fins de création, d’échange et de stockage de toute forme de documents.

Ce constat a un impact considérable sur l’évolution des méthodes de travail au sein des entreprises. Ces dernières reposent de plus en plus sur des notions : d’accès distant à l’information, de technologies digitales convergentes et de processus collaboratifs en réseau.

Dans ce contexte la création, l’accès, le partage, le stockage de documents devient une composante essentielle de ce qui fait le capital intellectuel et social d’une entreprise.

Le rôle de DOCEXCHANGE SOLUTIONS est d’aider les entreprises à faire croître et protéger ce capital que l’on appelle «capital documentaire ».
Cet objectif est atteint en proposant des solutions permettant de :

  • Réduire les coûts de gestion et d’impression des documents.
  • Augmenter la productivité des entreprises dans leur gestion des documents.
  • De stocker et de sécuriser l’accès à ces documents.

Les Services DOCEXCHANGE SOLUTIONS

L’offre DOCEXCHANGE SOLUTIONS propose une gamme de matériels, logiciels et services permettant une meilleure gestion des documents au sein des entreprises. Ceci inclut :

  • Réduction des coûts d’impression
    • Audit et évaluation des coûts d’impression
    • Politique d’impression
    • Service « coût page »
    • Gestion des « actifs impression »
  • Gestion du courrier
    • Archivage du courrier entrant
    • Génération et affranchissement de courriers postaux
    • Génération de campagnes publicitaires
  • Numérisation, gestion documentaire et workflow
    • Service de dématérialisation de document (mode externalisé ou solution interne)
    • Solution de Gestion documentaire complète
    • Solution fax réseau intégré au système d’information de l’entreprise
Ces solutions reposent sur une gamme de produits et services incluant:
  • Audit et conseil
    • Analyse de l’existant
    • Audit Environnemental
    • Définition des besoins utilisateurs
    • Conception de solution et d’élaboration de cahier des charges
    • Gestion d’appel d’offres
  • Implémentation des solutions
    • Maquettage et pilote de la solution
    • Acquisition multimarques du matériel et des logiciels pour revente
    • Service financiers tel que crédit bail ou location longue durée
    • Installation de l’infrastructure et configuration de la solution
    • Conduite de changement, formation
    • Création, réalisation, intégration et maintenance d’applications.
  • Maintenance et support de la solution
    • Support multimarques et maintenance
    • Approvisionnement des consommables
    • Gestion des actifs
    • Rapport de performance
    • Facturation détaillée

Réduction des coûts d’impression

L’impression de documents est une source importante de coûts pour toute organisation.

C’est aussi un domaine où on peut trouver beaucoup de gaspillage, d’énergie dépensée de façon inefficace allant jusqu'à la frustration des utilisateurs et la baisse de productivité de ces derniers.

De plus l’impression du document et ses coûts associés ne sont souvent que la « partie immergée de l’iceberg ». On estime les « coûts directs ou visibles » (coût de l’imprimante, de la maintenance des consommables) à 15% à 20% des coûts totaux.

Les coûts indirects sont par exemple issus des problématiques telles que :

  • Le bon usage de la couleur et son accès contrôlé
  • La commande, la gestion, le stockage, le gaspillage du consommable
  • La disponibilité des matériels ainsi que les délais d’intervention et de réparation
  • La confidentialité des documents imprimés en réseau
  • La gestion des pré-imprimés

DOCEXCHANGE SOLUTIONS offre une gamme de service et de solution permettant d’évaluer et réduire ces coûts directs et indirects

Ceci intègre :
  • Audit et évaluation des coûts d’impression
  • Définition de la politique d’impression
  • Service « coût page »
  • Gestion des actifs

2. a) Audit et évaluation des coûts d’impression

L’analyse et l’audit des coûts d’impression est une phase essentielle dans la démarche de réduction des coûts d’impression.

L’objectif de cette démarche est de :
  • connaître les coûts directs et indirects de l’impression.
  • Connaître les usages et les besoins en impression des utilisateurs.
  • Optimiser le système d’impression en adéquation avec les besoins des utilisateurs.
  • Disposer de tous les éléments pour mettre en place le scénario retenu.

2. b) Politique d’impression

L’analyse et l’audit des coûts d’impression permettent aux clients de DOC

SOLUTIONS de mettre en place une véritable politique d’impression.

Les bases de cette « politique d’impression » reposent sur 4 piliers:
  • Fonctionnel : définition de l’architecture optimale selon l’utilisation des systèmes d’impression
  • Organisationnel : Dimensionnement de l’infrastructure selon les populations concernées
  • Communication : établissement d’une charge des usages selon la politique défini par nos clients
  • Technique : définition des engagements de service maximisant la disponibilité

Il est à noter que cette politique doit être indépendante des constructeurs. En effet, une partie significative de l’efficacité de la nouvelle politique d’impression repose sur la rationalisation des matériels.

La sécurité des impressions, l’authentification des utilisateurs ou l’accès (ou non) à la couleur font partie intégrante de cette politique d’impression.

2. c) Service « Coût Page »

DOCEXCHANGE SOLUTIONS offre sur tout type d’imprimante professionnelle ou de multifonctions une offre « Coût Page » adaptée aux besoins de ses clients.

Venu du monde la copie, le « coût page » ou « click charge » offre de nombreux avantages aux gestionnaires de parcs d’imprimantes et de multifonctions comme :

  • Transparence des coûts de fonctionnement de l’imprimante
  • Maintenance des machines et gestion de l’approvisionnement des consommables inclus
  • Prix fixes indépendamment des taux de couverture des pages imprimés des évolutions des cours des devises…

DOCEXCHANGE SOLUTIONS est à même de s’adapter à toute spécificité de ses clients concernant l’offre « coût page » en matière de facturation.

Cette dernière peut être intégrée à la facturation du crédit bail ou de la location financière. Nos clients reçoivent, dans ce cas, une seule facture consolidant les services financiers et les services « coût page »

2. d) Gestion des « actifs impression »

Les imprimantes et produits multifonctions peuvent être considérés comme un moyen de production pour les « cols blancs ». A ce titre ils doivent être gérés comme des actifs de l’entreprise.

Nous proposons un service de gestion des « actifs impression » capable de globaliser l’ensemble du budget du parc imprimantes, fax et multifonctions prenant en comptes l’investissement initial, le financement du parc ainsi que l’ensemble des coûts de fonctionnement.

La « Gestion des Actifs » intègre:
  • Un audit
  • Une politique d’impression
  • La gestion du hardware (acquisition, installation, recyclage…)
  • La reprise éventuelle du parc existant
  • Des services financiers
  • La maintenance complète du matériel
  • La livraison de l’ensemble des consommables

Gestion du courrier

Le courrier physique reste et restera un vecteur important de la communication inter entreprises ainsi que de la communication entre entreprises et particuliers. Le marketing direct ou les échanges à valeur légale sont encore aujourd’hui, en grande majorité, au format papier.

Cependant, l’économie numérique, apporte de nouvelles possibilités permettant de gérer de façon plus efficace, plus rapide et moins couteuse les courriers physiques.

DOCEXCHANGE SOLUTIONS réconcilie le courrier physique avec les avantages de l’économie numérique en proposant des services :
  • de numérisation de courriers entrant
  • de génération et d’archivage de courrier physique

Il est à noter que la solution proposée ici est en mode hébergé (logiciel disponible sur internet) et ne nécessite pas l’installation de serveur et de logiciels associés.

3. a) Archivage du courrier

DOCEXCHANGE SOLUTIONS propose un service d’archivage de courrier quelque soit son format. Ce service en mode hébergé permet:
  • Archivage sécurisé et/ou probatoire sur une durée allant jusqu’à 10 ans
  • Accès aux documents sur la période considérée

3. b) Génération et affranchissement de courriers postaux

Depuis votre poste de travail vous pouvez très facilement générer l’ensemble de vos courriers postaux incluant :
  • Routage et affranchissement du courrier égrené comprenant:
    • Impression et mise sous plis
    • Remise du courrier aux services postaux
  • Lettre recommandée électronique comprenant:
    • Impression et mise sous plis
    • Archivage des accusées réception et des preuves de dépôt
    • Signature électronique du destinataire et de l’expéditeur
    • Archivage probatoire du document

Cette solution peut aussi s’intégrer à un système d’information type ERP ou CRM afin d’automatiser entièrement la procédure (exemple procédure de recouvrement).

3. c) Génération de campagne, marketing direct

La plateforme de gestion de courrier commercialisée par DOCEXCHANGE SOLUTIONS permet aussi d’intégrer l’ensemble des services nécessaire à la création de campagnes marketing.

Ceci inclut :
  • Mise à disposition d’un bibliothèque d’exemples de création de mailing
  • Aide à la composition de mailing
  • Base de données
  • Façonnage, mise sous film, mise sous plis
  • Suivi des campagnes

Numérisation, gestion documentaire et workflow

LNA avec DOCEXCHANGE SOLUTIONS commercialise, installe, maintien et supporte une suite de solutions basées principalement sur des services de numérisation avancées performants et intégrés aux systèmes d’information des entreprises.

Ces solutions peuvent être adaptées par type de client ou de service afin de supporter des processus documentaire comme la gestion des factures fournisseurs, les réponses aux appels d’offres ou la réception et le traitement des CV.

4. a) Acquisition de documents et stockage

L’acquisition de ces documents peut s’établir de façon distribuée dans l’entreprise à partir de produits multifonctions ou de façon centralisée à l’aide de scanners de production dédiés.

4. b) Traitement des documents

Une fois numérisés ces documents peuvent être convertis dans un format texte.

L’indexation des documents se fait de façon manuelle, directement sur les multifonctions ou les scanners réseau. Elle peut se faire aussi automatiquement.

Cette indexation permet une intégration automatique dans un système d’information de type ERP, base de données, outils collaboratifs (Microsoft SharePoint Server, Lotus Notes…) ou logiciel de gestion documentaire et gestion de contenu tel que FileNet, Documentum, OpenText.

4. c) Partage et envoi des documents

Les documents peuvent être automatiquement numérisés et transmis par e-mail directement à partir des produits multifonctions et des scanners réseau. Cette nouvelle façon de transmettre des documents offre le triple avantage d’être à la fois gratuite, rapide et simple.

Une autre façon de transmettre les documents numérisés est rendu possible grâce l’utilisation d’une solution Fax réseau ou Lan Fax. Cette solution cohabite parfaitement avec la précédente et permet d’utiliser un moyen de communication encore très rependu dans le monde : le fax

Grâce à cette solution tout utilisateur peut envoyer ou recevoir un fax depuis sont poste de travail. Ces derniers peuvent être imprimés automatiquement sur des imprimantes ou produits multifonctions, retransmis par e-mail ou par fax à d’autres utilisateurs.

DOCEXCHANGE SOLUTIONS dispose de partenariats avec des sociétés leaders du Lan Fax comme Captaris.

Pour en savoir plus sur l’offre DOCEXCHANGE SOLUTIONS contactez Nadège Hervé au 01 49 09 65 70