Solution d'impression

Contexte

Votre Direction informatique souhaite optimiser ses moyens d’impression. Cette initiative vise à atteindre deux objectifs principaux :

  • La diminution des coûts directs : mutualisation du matériel, exploitation, maintenance et indirects : sous ou sur utilisation des équipements, taux de panne, sollicitation de la chaîne de soutien.
  • L’augmentation de la qualité de service : délais et fonctionnalités techniques et prise en compte de l’existant et des besoins internes.

Problématiques

  • Il n’y a pas de véritable politique d’attribution des matériels d’impression.
  • Un taux d’équipement important et non maîtrisé (les capacités de production sont généralement 5 à 10 fois supérieures aux besoins d’impression).
  • Une utilisation du matériel peu optimisée (allocation incertaine par rapport aux besoins, nombre de matériels en stock…).
  • Les technologies d’impression sont hétérogènes (large diffusion d’imprimantes jet d’encre, multiplication des modèles et des marques).
  • Le coût des consommables d’impression n’est pas mesuré.
  • Les matériels ne sont pas ou peu mutualisés (redondance de fonctionnalités entre les copieurs, fax, scanner et imprimantes multifonctions).

Enjeux

Réduire les coûts relatifs aux systèmes d’impression.

Connaître et maîtriser la situation existante afin de définir la cible potentielle et les moyens d’y arriver.

  • Quel est le coût global des systèmes d’impression ?
  • Comment améliorer ou garantir la qualité de service en réduisant le coût global ?
  • Quel taux de mutualisation et d’utilisation des matériels puis-je obtenir ?
  • Quel niveau d’économies et sur quel périmètre puis-je les obtenir ?
  • Quel plan d’actions et d’investissements sont nécessaires ?
  • Quelle fonctionnalité de mes systèmes d’impression puis-je externaliser ?

Pilotage de l’optimisation des coûts

Analyse
  • Collecte des données techniques, organisationnelles et économiques.
  • Synthèse de l’existant de chacun des sites.
  • Evaluation des dysfonctionnements relatifs à l’exploitation des systèmes d’impression.
Organisation
  • Adaptation de la politique générale d’attribution des systèmes d’impression à la typologie et fonctionnalité du site.
Evaluation
  • Evaluation des scénarii possibles et réalisation d’un plan de redéploiement du site.
Déploiement
  • Redéploiement de chaque site selon les préconisations.
  • Reprise du matériel à sortir.

Phase d’analyse

Analyse du parc existant et des processus associés

Audit économique : coût global des systèmes d’impressions.
  • Coûts directs : équipements, consommables,support et maintenance.
  • Coûts indirects : charges d’indisponibilité et non qualité.

Audit technique : positionnement technologique des équipements.
  • Obsolescence des équipements.
  • Adéquation de la richesse fonctionnelle aux besoins des utilisateurs.
  • Architecture technique (serveur spool).

Audit organisationnel : répartition du parc d’imprimantes.
  • Ratio utilisateurs/équipement moyen et par zone d’étude.
  • Evaluation des processus d’achat des consommables.
  • Identification des matériels connectables et de leur mode de gestion.
  • Gestion du parc (entrées et sorties des matériels).

Phase d’organisation

Planification

Elle consiste à définir les jalons du projet et des dates de «livrables associés», par la réalisation de l’inventaire physique par les équipes du client (ou sous traitance à prendre en compte) et la validation des règles d’affectation et des scénarii de déploiement.

Organisation

  • Identifier les problèmes potentiels en termes d’organisation et de disponibilité des acteurs afin de les anticiper.
  • Définir le mode opératoire de collecte et le détail des données nécessaires à l’analyse de l’existant.
  • Arrêter les règles d’affectation et identifier les départements et fonctions nécessitant des attributions particulières (N&Bpersonnelle – accès à la couleur).
  • Organigramme du projet et identification du chef de projet.

Phase de déploiement

Elaboration des scénarii d’évolution

Evaluation

  • Identification des scénarii d’ajustement technologique pertinents :
    • Vente d’équipements obsolètes / acquisition d’équipements plus performants.
    • Définition du mode de cascading.
  • Conception des organisations possibles :
    • Identification des zones de mutualisation des équipements.
    • Dimensionnement du parc de copieurs (mfp).

Analyse et choix de la cible

Évaluation des organisations cibles possibles en adéquation avec la politique d’affectation de l’entreprise :

  • Coût des investissements : mise en oeuvre,redéploiement.
  • Quel coût d’exploitation pour quelle organisation cible
  • Évaluation des économies potentielles résultant des différents projets : diminution des coûts d’exploitation, taux de mutualisation des matériels.

Optimisation des systèmes d’impression

  • Connaître et maîtriser les différents coûts relatifs aux systèmes d’impression.
  • Évaluer et identifier les leviers d’actions potentielles et les gains associés.
  • Définir l’architecture fonctionnelle des systèmes d’impressions cibles.